○中種子町立学校事務処理規程
昭和49年9月1日
教委訓令第1号
第1章 総則
(目的)
第1条 中種子町立学校の職員の服務，身分上の手続及び文書の取扱いに関する事項は，法令その他に定めるもののほか，この規程の定めるところによる。
第2章 服務
(服務の宣誓)
第2条 新たに中種子町立学校の職員になった者は，服務監督権者の定める上級の職員の立ち会いのもとにおいて宣誓書(第1号様式の1)に署名してからでなければ，その職務を行ってはならない。
(出勤簿)
第2条の2 職員は定時までに勤務したことを証するため，勤務簿に押印しなければならない。
2 出勤簿は，校長が指定する職員が毎日点検し，出張，別勤，休暇，研修，その他必要とする事項を記入して，整理しなければならない。
(出張)
第3条 職員は，出張を命ぜられたときはあらかじめ校長の指示を受けて出発するものとする。
2 職員は，出張中用務の都合又は疾病その他やむを得ない事故のため，予定の変更を必要とするときは，すみやかにその理由を付して校長の指示を受けなければならない。ただし，指示を受ける暇のない場合は，事後に変更の承認を受けなければならない。
3 職員は，出張の用務を終えて帰校したときは，7日以内に復命書(第1号様式の2)をもって校長に復命しなければならない。
(別勤及び研修)
第4条 職員(県費負担の職員及び町費負担の職員)を校外勤務させる必要があるときは，校長は，別勤命令簿(第2号様式)，外勤簿(町費)によりその勤務を命ずるものとする。
4 校長は，第2項の規定により研修を承認した場合は，当該職員ごとに，研修計画書及び研修報告書等により，研修の状況を把握しなければならない。
第3章 人事記録等の取り扱い
2 校長は，資格，任免，給与その他身分上の異動を証するに足る書類に基づき，前項の履歴書記載事項が正確であることを確認し，これを保存しなければならない。
(履歴書の整備)
第6条 校長は任免，給与その他職員(県費負担の職員及び町費負担の教育職員に限る。)の身分上の異動があったときは，辞令又は異動通知書に基づいて当該職員の履歴書に異動事項を記し，履歴書を整備しなければならない。
第4章 身上に関する手続
(退職)
第7条 職員が退職しようとするときは，その理由及び期日を記した退職願(県費負担の職員は県教育委員会あて)を，校長を経て教育長に提出しなければならない。
2 特例法第14条の適用又は準用を受ける者が，結核性疾患のため，休暇の許可を受けようとする場合は，次の書類を提出しなければならない。
(1) 休職の理由及び期間を記入した休職願(第7号様式の3)(県費負担の職員は県教育委員会あて)
(2) 身体検査判定書写
3 結核性疾患によるものを除き，心身の故障のため休職の許可を受けようとする者にあっては次の書類を提出しなければならない。
(1) 休職の理由及び期間を記入した休職願(第7号様式の3)(県費負担の職員は県教育委員会あて)
(2) 医師の診断書(県教委の指定した医師の作成にかかるものとする。)
4 職員(教育職員を除く県費負担の職員をいう。)が，結核性疾患のため療養休暇をとる場合は療養休暇願(第8号様式)に身体検査判定書写を添えて，校長を経て教育長に提出しなければならない。
(報告)
第11条 校長は職員(県費負担の職員及び町費負担の教育職員をいう。)について，次の各号の一に該当するものがあるときは，すみやかにその事情を記した書類をもって，教育長に報告又は届出なければならない。
(1) 感染症により，出勤できなくなった場合
(2) 私事故障により，出勤しないことが引き続き2週間を越え，また傷病により，出勤しないことが引き続き2月を越えるに至った場合
(3) 条例付採用期間の範囲内において実際に勤務した日数が90日に達しないと予想される場合
(4) 法令，条例，規則又は規定に違反する事実がある場合
(5) 氏名を変更した場合
(6) 死亡により退職した場合
(7) 給料を半減される事実が生じた場合
(8) 私事のため1週間以上県外に旅行した場合(校長及び教頭に限る。)
(9) その他勤務上又は一身上重要と認められる事実がある場合
(昇給昇格)
第12条 昇給昇格の内申手続きについては，別に指示するところによる。
第5章 文書取扱
(文書及び簿冊取扱の原則)
第13条 文書及び簿冊はすべて正確かつ迅速に取扱い，つねに整備して一般事務能率の向上に資するよう努めなければならない。
2 文書及び簿冊のうちで重要なものは，非常災害時に際して支障がないよう，あらかじめ準備しておかなければならない。
(処理担当者)
第14条 校長は，文書及び簿冊の処理担当者(以下「文書処理担当者」という。)を定め，次の各号に掲げる事項を処理させなければならない。
(1) 文書の受付及び配布に関すること。
(2) 文書の発送に関すること。
(3) 簿冊の整理及び保存に関すること。
(4) その他文書処理に関し必要なこと。
(備付帳簿)
第15条 文書及び簿冊処理のため必要な帳簿は次のとおりとする。
(1) 文書収発件名簿
(2) 文書発送簿
(3) 簿冊台帳
3 校長は，第1項に定める帳簿の外，必要な補助帳簿を設けることができる。
(文書の受付)
第16条 学校に到達した文書は，文書処理担当者において受付て，次の各号により処理しなければならない。
(1) 文書はすべて文書収発件名簿(第11号様式)に記入すること。ただし，次に掲げる文書については，その記入を省略することができる。
(イ) 通知書，案内書，その他これに類する軽易な文書
(ロ) 請求書，領収書，見積書及び送り状
(ハ) 新聞，官公報，その他これに類する印刷物
(2) 親展文書は封皮に受付印(第12号様式)を押して配布すること。
(3) 前号に掲げる文書の外は，開封の上，受領印を押して配布すること。
(4) 封皮を必要とする文書は，これを添付すること。
(5) 現金及び金券を内容に含む文書は，文書収発件名簿の経過処理欄に金券の種類及び金額を記入し，受領印を徴すること。
(文書収発件名簿の記入)
第17条 文書収発県件名簿の記入に当っては，文書到達に従って整理しなければならない。
(供覧文書)
第18条 閲覧に供する文書は供覧文書処理印(第13号様式)を押して処理しなければならない。
(文書の起案)
第19条 事案の処理は原則として文書によるものとし，文書を起案するときは起案用紙(第15号様式)によらなければならない。ただし，定例であって，簿冊をもって処理できるもの若しくは軽易な事件で文書の余白に処理案を朱書して処理できるもの若しくは符せん用紙で処理できるもの又は口頭(電話)受理用紙で処理できるものは，この限りでない。
(文書の作成)
第20条 供覧文書及び起案文書は，次の各号により作成しなければならない。
(1) 公文用字用語例により簡明かつ平易に記載すること。
(2) 原則として左横書とする。
(3) 関係案件は支障のない限り一起案とする。
(4) 急施を要する文書及び重要文書には，朱印又は朱書をもって欄外上部にその旨表示し機密文書は封筒に入れてその旨表示すること。
(5) 紛失のおそれがある文書には台紙をつけること。
(電報，電話又は口頭による照会等の処理)
第21条 電報，電話又は口頭による照会，回答報告等で重要な事項については，その要領を摘記し，前3条の規定に準じて処理するものとする。
(文書の発送)
第22条 発送文書はそれぞれの係において必要部数を浄書し，文書処理担当者に送付するものとする。
2 文書処理担当者は，前項の送付を受けたときは直ちに文書収発件名簿に記入のうえ，発送しなければならない。ただし，この場合においては第16条第1項第1号ただし書の例によることができる。
3 町内官公諸学校及び各種団体等にあてて，発送する文書は，文書送達簿(第14号様式)に記入のうえ受領印を徴するものとする。ただし，軽易と認められるものではこの限りでない。
(発送文書の要件)
第23条 発送文書には，次の各号による表示をしなければならない。
(1) 文書収発件名簿による順次番号を附すること。
(2) 発送日付を記入すること。
(3) 学校名又は校長名を記入すること。
2 発送文書には公印を押さなければならない。ただし，軽易な文書については，これを省略することができる。
(処理済の表示)
第24条 処理を終った起案文書(第15号様式)には，処理年月日を記入し，文書処理担当者印を押すものとする。
(編集方法)
第25条 完結した文書は，それぞれの係において，次の各号により編集しなければならない。
(1) 文書はすべて年度より編冊する。
(2) 同一事件で数年度にわたるものは，その終了の年度に総合し，2以上の事件に関連するものは，最も重要なものに編冊し，それぞれ関連のある編集簿冊の目次及び適当なところにその旨を摘記しておくものとする。
(3) 文書に付属する画面その他で，その文書の簿冊につづり込むことの困難なものは，別に製本表装し，その旨目次及び関連文書に記載しておくものとする。
(4) 編集簿冊には，各冊ごとに索引に供するための目次をつけるものとする。
(5) 簿冊の厚さは8センチメートルを限度とする。1冊に製本できないものは，適当に分書し紙数の少ないものは，2年以上の分を合わせて編集することができる。
(6) 表紙には簿書の名称，年度，保存期限それぞれの係名等を記載しておくものとする。
(7) 重要でないものについては，製本，表装目次を省略することができる。
(保存期間)
第26条 簿冊の保存期間は，別表のとおりとする。ただし，必要と認めるときは，保存期間を延長することができる。
(保存期間の計算)
第27条 保存期間の計算は，その属する年度の翌年度から起算する。
(簿冊の引継)
第28条 当該年度の簿冊は当該年度末までに，それぞれの係から文書処理担当者に引き継がなければならない。ただし，やむを得ない簿冊は，年度経過後3か月以内に引き継がねばならない。
2 前項の期限経過後，それぞれの係において引継簿冊を保管しようとするときは，簿冊の種別及びそれぞれの係名を明記して，文書処理担当者に連絡しなければならない。
附則
この訓令は，昭和49年9月1日から施行する。
附則(平成14年教委訓令第1号)
この訓令は，平成14年6月7日から施行する。
附則(平成17年教委訓令第1号)
この訓令は，平成17年3月17日から施行する。
附則(平成20年教委訓令第3号)
この訓令は，平成20年4月9日から施行し，平成20年4月1日から適用する。
附則(令和4年教委訓令第1号)
この訓令は，令和4年4月1日から施行する。
附則(令和5年教委訓令第1号)
この規則は，公布の日から施行する。
別表(第26条関係)
文書保存期間
永久保存
1 学校沿革史
2 卒業証書授与台帳
3 旧職員履歴書綴
4 その他永久保存の必要のあるもの
20年保存
1 指導要録(学籍に関する記録)
2 その他20年保存の必要のあるもの
5年保存
1 学校に関係のある法令
2 日課表
3 教科用図書配当表
4 学校日誌
5 職員の名簿
6 履歴書
7 出勤簿
8 学級担任表(教科担任表)
9 時間表
10 出席簿
11 往復文書処理簿
12 辞令交付簿
13 公文書
14 統計資料綴
15 諸願出届書綴
16 旅行命令簿
17 給与簿
18 勤務関係承認簿
19 指導要録(指導に関する記録)
20 転退学者名簿
21 学校医執務記録簿
22 学校歯科医執務記録簿
23 学校薬剤師執務記録簿
24 健康診断票(職員・児童生徒)
25 歯の検査票
26 その他5年保存の必要のあるもの
1年保存
1 学校要覧
2 その他1年保存の必要のあるもの
