○中種子町電子契約実施規程
令和5年12月1日
訓令第10号
(目的)
第1条 この規程は，中種子町(以下「町」という。)が情報通信技術を利用して行う契約(以下「電子契約」という。)に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) サービス提供事業者 電子契約サービスを提供する事業者をいう。
(2) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号第2条第1項に規定する電子署名をいう。
(3) タイムスタンプ サービス提供事業者が電子署名を付与する際に利用する電子的な時刻証明をいう。
(4) 電子契約サービス サービス提供事業者が町及び契約相手方の指示を受けてサービス提供事業者自身の署名鍵による電子署名を行う事業者署名型電子契約サービスをいう。
(5) 電子契約書 法令に定める措置を講じた電磁的記録により作成する契約書をいう。
(6) アカウント 電子契約サービスに接続するための権利をいう。
(7) パスワード 電子契約サービスに接続するために必要となる暗証番号をいう。
(8) 承認者 電子契約書が決裁を得たものと相違ないことを確認し承認する者をいう。
(対象とする契約等)
第3条 電子契約の対象とする契約等は，次に掲げるものする。
(1) 請負契約
(2) 委託契約
(3) 売買契約
(4) 売買単価契約
(5) 賃貸借契約
(6) システム使用・保守等の契約
(7) 注文請書その他これに準ずる書面
(8) 各種協定書・覚書
(9) その他電子契約によることが適当と認められる契約
(対象としない契約)
第4条 電子契約の対象としない契約は，次に掲げるものとする。
(1) 法令等の規定により書面の契約書が必須となる契約
(2) 契約期間に保存期間を加えた期間が10年を超える契約
(3) 自動更新条項付契約
(4) その他電子契約によることが適当でないと認められる契約
(電子契約サービス運用管理者)
第5条 電子契約サービスの運用及び管理のため，電子契約サービス運営管理者(以下「運用管理者」という。)を置き，デジタル推進課長をもってこれに充てる。
2 運用管理者は，次に掲げる職務を行うものとする。
(1) 電子契約サービスを利用可能な状態に維持し，これを管理すること。
(2) 電子契約サービスの安全性及び信頼性を確保し，効率的に運用すること。
(3) 電子契約サービスの安全性及び信頼性を確保し，適正に管理すること。
(4) その他電子契約サービスの適正な運用を図るために必要な事項
(アカウント等の取扱い)
第6条 アカウントは，運用管理者が設定し，各課所に付与する。
2 アカウントの変更は，運用管理者が行う。
3 アカウントの取扱いは，各課等が適正に行う。
4 パスワードの管理，設定及び変更は，各課等が行う。
5 各課等は，パスワードを他者に知られないように厳重に管理する。
(電子契約の担当者)
第7条 電子契約サービスを利用して契約締結事務を行う者(以下「担当者」という。)は，課長等又は課長等が指定する者をもってこれに充てる。
(事故報告)
第8条 パスワードの漏えい等の事故があったときは，直ちにその旨を運用管理者に報告しなければならない。
(利用方法)
第9条 担当者は，契約の相手方に電子契約を利用するか否かの希望の確認を行う。なお，入札案件の場合は，入札参加者への公告と並行して希望の確認を行い，入札案件以外の場合は，契約の相手方に対する契約の申入れに並行して希望の確認を行う。
2 担当者は，前項の希望の確認においては，運用管理者が指定する方法により，電子契約による契約締結の承諾及び契約の相手方の指定する電子メールアドレスの報告を受けることとする。
(電子契約手続)
第10条 担当者は，次の手順で電子契約手続を実施する。
(1) 担当者は，決裁済みの契約相手方と事前に調整した契約書一式(契約書様式に「収入印紙」及び「印」の記載がある場合は，削除したもの)を，PDF形式に変換する。
(2) 運用管理者より付与されたアカウントにより，電子契約サービスにログインする。
(3) 第1号により作成したPDF形式の契約書一式をアップロードする。
(4) 書類情報，契約の相手方の詳細情報等を入力し，必要に応じて電子契約書の送信順等の設定を行い，送信する。
2 前項第4号の送信順は，原則として①町(契約送信承認者)→②契約相手方(契約事務担当者)→③契約相手方(契約締結権限者)→④町(契約締結承認者)の順で行うものとする。
(契約の締結)
第11条 町(契約締結承認者)の電子契約の確認・同意により，タイムスタンプを確定させる。
(管理番号の付番)
第12条 電子契約を行う案件については，契約案件ごとに管理番号を付すこととし，管理番号の付番の方法は次のとおりとする。
所属(課等メールアドレスの＠前)―契約年度(西暦)―入札(nyu)・随意契約(zui)の別―担当者職員番号―担当者ごとに付番する契約の一連番号(3桁)
(例)naka―densan―2023―zui―963―001
(電子契約の保存)
第13条 電子契約データは，町長が定める方法により，適切に保存し，及び管理しなければならない。
(契約内容の修正)
第14条 担当者は，契約内容の修正(誤字又は語句の修正，条文の削除等)が生じた場合は，新たな契約書一式及び修正・取消事項等を記載した覚書を電子契約サービスにアップロードし，電子契約手続を行う。なお，修正前の電子契約書は，電子契約サービスでの保管を継続する。
(変更契約)
第15条 担当者は，変更契約が生じた場合は，変更契約書について電子契約手続を行う。なお，変更前の電子契約書は，電子契約サービスでの保管を継続する。
(契約の解約又は契約の解除)
第16条 担当者は，契約が解約又解除となった場合は，その旨を電子契約書の書類情報に記録する。なお，解約前又は解除前の電子契約書は，電子契約サービスでの保管を継続する。
(決裁に必要な書類)
第17条 担当者は，支出負担行為及び支出命令等の際に，電子契約書の写し及び合意締結証明書を支出伝票等に添付することとする。
第18条 この規程に定めるもののほか，電子契約に関し必要な事項は町長が別に定めるものとする。
附則
この規程は，令和5年12月1日から施行する。