2　文書は，別に定めのあるものを除くほか，この規程によって処理しなければならない。

2　前項の文書に関する電磁的記録(電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)の取扱いについても，この規程に準ずる。

3　この規程において文書管理システムとは，電子計算機を利用して文書等の収受，起案，決裁，保存，廃棄等の事務処理及び文書等の総合的な管理を行う情報システムをいう。

2　各課の長(以下「各課長」という。)は，文書管理責任者として，課内の文書事務に関する一切の事務の責任を負う。

2　文書取扱者が不在の場合は，各課長はこれに代わるべき職員をあらかじめ指定しておくものとする。

3　文書取扱者は，受領した文書を直ちに各課長及び係長に配布しなければならない。

2　公文例は，別表第1のとおりとする。

2　窓口事務に属する申請書，届書等で直接本人が持参提出するものは，直接各課が受付けるものとする。

3　郵便料金が未納，不足等の文書は，公務に関係があると認められるものに限り，その未納，不足等の料金を納めて受付けることができる。

4　口頭又は電話をもって処理した事件は，すぐに文書に起案して処理しなければならない。

5　職員が出張先で受領した文書又は総務課を経ないで各課が受領した文書は，速やかに総務課に回付し，この規程の定めるところにより，受付けの手続を受けなければならない。

2　総務課は，特に重要又は異例と認められる文書については，各課に配布する前に，町長及び副町長の閲覧に供さなければならない。

3　各課は，配布を受けた文書その他で，その課の主管でないものは，直ちに総務課に返戻し，各課相互に転送してはならない。

2　各課は，文書に受付印(第4号様式)及び閲覧判(第5号様式)を押し，文書管理システムに所要事項を入力するとともに，当該文書に文書番号等及び日付を入力するものとする。ただし，軽易な文書については，受付印及び閲覧判等を省略することができる。

3　配布された文書中他課に関係あるものは，処理に先立って関係課に合議しなければならない。

2　起案者は，起案に当たっては文書管理システムに必要事項を入力し，所定の起案用紙によって行わなければならない。この場合において，起案用紙の決裁者欄は必要に応じ，主務者において適宜変更して使用することができる。

3　文書は，原則として1件1文書に簡潔な件名をつけ，常用漢字，平仮名を用い現代仮名遣いにより平易簡明に記述しなければならない。ただし，公文例のあるものは，これによる。

4　起案の趣旨を説明する必要があるものは，理由を記述し，参考となる法令その他関係資料を添付しなければならない。

5　電報案は，特に簡明を旨とし，字数を縮少しなければならない。

2　前項以外の公文は，原則として町長名をもってし，軽易又は定例的なものは副町長名，会計管理者名又は課長名をもってすることができる。

3　前項の規定にかかわらず，照会に対する回答は照会を受けた者の名をもってする。

4　第2項の文書で町内に発送する文書は，町長名の下に担当課名を()書する。ただし，案内状その他これに類するものには，省略することができる。

2　特に緊急を要する事務の処理については，前項の手続の一部について省略することができる。この場合においては，事後に前項の手続をしておかなければならない。

3　秘密の取扱いを要する文書及び重要又は異例の文書は，起案者又は課長が自ら持ち回って回議し，上司の決裁を受けなければならない。

4　他課に関係のある回議案は，中種子町役場事務分掌規程(平成8年訓令第2号)による関係課に合議しなければならない。ただし，既に決定された事項にかかるもので関係課長が合議を必要としないと認めたものについては，この限りでない。

5　回議又は合議を終えた起案文書(以下「回議案」という。)について重要な変更があったときは，その関係課長に通知しなければならない。

2　前項の審査は，第12条第3項に規定する事項その他必要な事項について行うものとする。

3　総務課長は，決裁の終わった起案文書(以下「決裁文書」という。)には，決裁の日を付した決裁済印(第6号様式)を押す。

4　文書には，すべて日付をつける。日付は原則として決裁の日とする。

2　浄書は，決裁の終ったときに行わなければならない。

3　浄書した文書は，校合を行い，浄書者及び校合者は起案用紙の所定欄に認印を押すものとする。

2　前項の規定にかかわらず，総務課長の承認を受けて，町印又は町長印の押印に代えて，発送文書にその印影を印刷することができる。

2　文書の発送は，次の各号の定めるところにより行わなければならない。

2　前項の場合において，発送日が休日に当たるときは，その日の直前の休日でない日とする。

2　前項の規定により提出を受けた文書は，第16条の規定に基づく審査をしなければならない。

2　電磁的記録の送付に当たっては，電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名(以下「電子署名」という。)を行うことができる。

3　電子署名を行うために必要な事項は，別に定める。

2　完結文書は，常に整理し，紛失，盗難の予防を完全にしなければならない。

2　文書は，総務課長の承認を受けなければ関係者以外の者に謄写させ，若しくは閲覧させ，又はその謄写したものを交付してはならない。ただし，既に公表された文書については，この限りでない。

2　保存期間は，暦年によるものは翌年1月1日から，会計年度によるものは，処理完結の属する年度の翌会計年度4月1日から起算するものとする。

2　書庫は総務課長が管理する。管理に当たっては，火災及び盗難に注意するとともに保存文書の防湿，防虫等に努めなければならない。

3　係員以外は，総務課長の承認を受けなければ，書庫に入ってはならない。

4　第1項の規定により保管又は保存した文書は，文書管理システムにより所在を明らかにしなければならない。

2　借覧期間は，5日以内とする。

3　総務課長は，借覧文書の返還を受けたときは，保存文書借用簿に返還年月日を記入するものとする。

4　借覧した保存文書は，他人に転貸し，又はぬき取り，取り替え，若しくは訂正してはならない。

5　借覧中であっても総務課長から返還の請求があったときは，直ちに返還しなければならない。

2　保存期間が経過しない保存文書で保存の必要がないと認めるものについても，関係課と協議のうえ廃棄することができる。

3　文書の廃棄は，焼却又は裁断する等の処分をしなければならない。

1　この訓令は，昭和58年3月1日から施行する。

2　中種子町文書取扱規程(昭和40年訓令第12号)は，廃止する。

3　昭和57年度以前に完結した文書の整理及び保存については，この訓令を準用する。

4　この訓令に規定する様式にかかわらず，昭和58年3月31日までは従前の様式を使用することができる。

この訓令は，昭和60年10月1日から施行する。

この規程は，平成19年4月1日から施行する。

この訓令は，公布の日から施行する。

この訓令は，行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

この訓令は，公布の日から施行し，平成29年4月1日から適用する。

この訓令は，令和4年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，令和5年8月1日から施行する。

この訓令は，令和5年10月1日から施行する。

この訓令は，令和6年2月1日から施行する。